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Changement de statut des adhérents : envoi d'emails
En tant que NTA Directors de vos régions respectives, l'une de vos responsabilités est d'assurer la liaison avec les adhérents NTA.
Il vous incombe, en particulier, de communiquer avec les adhérents de votre région afin de les accompagner lors d’un changement d’état effectif ou imminent de leur adhésion.
Le processus consiste donc à vérifier, lors de la mise à jour du listing des adhérents, qui est disponible sur ce site dans la partie du site, la liste des personnes de votre région dont le statut a changé ou est sur le point de changer, et de leur envoyer un courriel selon un modèle codifié selon le type de changement d'état d'adhérent de la personne considérée.
Les changements d'états pris en compte ici sont :
| NTA-1000 | NOUVEAU | Nouvel.le adhérent.e. |
| NTA-2000 | REVENU | Ancien.ne adhérent.e ayant renouvelé son adhésion avec quelque temps de retard. |
| NTA-3000 | VIENT DE RENOUVELER | Adhérent.e ayant renouvelé son adhésion normalement |
| NTA-4000 | EXPIRATION PROCHAINE | Adhérent.e dont la date d'expiration de l'adhésion va intervenir dans les 3 mois |
| NTA-5000 | ADHESION EXPIREE | Adhérent.e dont l'adhésion a expiré dépuis moins de 3 mois |
| NTA-6000 | SORTI(E) CETTE ANNEE | Adhérent.e dont l'adhésion a expiré dans l'année courante depuis plus de 3 mois |
Nous nous limitons à envoyer des courriels uniquement aux personnes dont le Code Action est égal à 1000, 2000, 3000;, 4000 et 5000.
Opérations à effectuer :
- Aller sur site http://ntafs.fr
- Se connecter avec son identifiant et mot de passe
- Aller dans la rubrique Forum > Directors NTA > Fichiers Liste des adhérents NTA
- Sélectionner le dernier billet contenant le fichier le plus récent
- Télécharger le fichier des adhérents
- Ouvrir le fichier des adhérents dans Excel
- En utilisant la petite flèche vers le bas de la cellule titre Région-NTA (colonne L), sélectionnez uniquement votre région.
- La liste des adhérent.e.s dont le statut a changé récemment s'affiche avec leur statut (colonne R) et le Code Action associé (colonne T)
- Envoyer un courriel à la personne (adresse email colonne I) en copiant dans le corps du message le texte correspondant au Code Action, du type NTA-x000, copie cachée à nta.mailing@gmail.com. Ne pas oublier de remplacer les parties de texte entre crochets [] par les valeurs appropriées.
- Dans le fichier Excel, entrer le Code Action correspondant au courriel envoyé (colonne AM) et la date d'envoi du courriel (colonne AN).
- Enregistrer le fichier Excel contenant les dates d'envoi des courriels.
- Une fois tous les messages envoyés pour votre région, renvoyer le fichier à patrice.nta@gmail.com.
Vous trouverez las modèles de courriels en suivant les liens ci-dessous.
Délai d'envoi des courriels :
Ce délai est fixé à deux (2) semaines, à réception d'un message de la part du Zone Director vous informant de la disponibilité de la nouvelle mise à jour de la liste des adhérents.
En cas d'impossibilité d'envoyer les emails dans le délai fixé, merci d'en avertir le Zone Director, qui fera son possible pour envoyer les courriels en respectant le délai.
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