10 astuces pour communiquer avec succès

10 astuces pour communiquer avec succès

par Ron van Oerle, Directeur NTA pour les Pays-Bas

Nous communicons sans cesse. On ne peut tout simplement pas NE PAS communiquer. C'est pourquoi j'aimerais vous proposer 10 astuces pour mieux maitriser cette faculté.

1^e conseil. Ecouter plus, parler moins.

Ecouter attentivement est peut-être l'un des choses les plus importantes que l'on peut faire en tant qu'être humain. La plupart des gens passent leur temps à parler.

La personne qui parle partage ses idées, son point de vue ou ses opinions. Celui qui parle partage avec les autres de réelles informations. Nous parlons souvent trop, si bien que l'on ne se rend pas compte que nous avons aussi la possibilité d'écouter. Lorsque nous parlons, nous n'entendons rien de nouveau et nous ne sommes pas en mesure d'apprendre quelque chose.

La personne qui écoute découvre ce qui préoccupe l'autre, ce qu'il pense, ce qu'il ressent, ou ce dont il a besoin à l'instant présent. La découverte des besoins, des sentiments et des pensées de l'autre est l'essence même de l'écoute. En écoutant, nous comprenons mieux les sentiments et réactions de notre interlocuteur. Nous devons aussi nous rendre compte que la patience est nécessaire lorsque nous écoutons quelqu'un. Une manière très simple d'y parvenir est de se détendre, et de garder temporairement nos pensées pour nous-même.

2^e conseil. Adopter une attitude positive.

En adoptant une attitude optimiste, on invite les autres personnes à se rapprocher. Nous leur montrons ainsi que nous sommes prêts à nous retrouver, à discuter,  à penser en termes d'opportunités. Cela peut paraître étrange, mais une attitude positive signifie généralement que nous sommes prêt à entrer en contact avec quelqu'un d'autre, sans préjuger de la suite.  Une attitude optimiste est remarquable, perceptible par nous et les autres. C'est l'énergie que nous dispensons autour de nous.

Les sentiments sont toujours présents, partout. Ils constituent donc une part importante de notre comportement. La plupart des gens pensent que les sentiments sont spontanés, ce qui est souvent le cas . Chaque personne réagit différemment, et l'ensemble de ces réactions forment notre expérience sentimentale. Ce processus desréactions commence dès le jour de notre naissance. Mais cela ne signifie pas que nous n'avons aucune influence dessus. Souvenez-vous simplement que nous sommes les mieux placés pour maîtriser nos propres sentiments. A terme, c'est notre propre perception qui décide de la façon dont nous  réagissons face à quelqu'un ou quelque chose.

3^e conseil. Prendre du temps pour les autres.

Nous vivons à une époque où nos agendas semblent contrôler nos vies. Nous avons tellement de choses à faire que nous sommes obigés de planifier quasiment tout. Nous devons nous rendre d'un endroit à un autre en très peu de temps, ce qui donne l'impression que nous sommes toujours en train de courir. Notre agenda finit par devenir un poids sur nos épaules. Au final, nous n'avons pas assez de temps pour accorder toute notre attention à ceux qui la demandent.

Quelqu'un qui prend du temps pour parler du "sujet" en question rend la conversation bien plus efficace. Le risque d'incompréhension est réduit et la qualité de la conversation n'en est que meilleure. Ralentir devient alors synonyme d'aller plus vite. En bref, nous gagnons du temps.

Prendre du temps pour quelqu'un d'autre est une  "bonne habitude", un comportement que l'on peut apprendre par soi-même. Prêtez attention au rythme et à la vitesse de votre discours lorsque vous conversez avec des personnes. Prenez conscience de votre propre rythme et de votre vitesse d'élocution. Etre impatient, parler précipitamment et n'écouter que la moitié de ce que la personne vous dit, c'est tout le contraire de prendre son temps. Et je ne vous parlerai pas du résultat d'une telle conversation.

Un proverbe du bouddhisme zen nous dit : "En chaque chose que vous faites, mettez-y toute votre attention".

4^e conseil. Demander plus souvent : 'Comment puis-je t'aider ?".

La plupart des gens ont en tête la question "Qu'est-ce que j'ai à y gagner" ou "Qu'est-ce que ça m'apporte". Des questions qui renvoient à notre intérêt personnel. La question "Qu'est-ce que je peux faire pour toi ?" va au-delà de notre seul intérêt. La plupart des personnes seront surprises que vous leur posiez cette question, car elles n'y sont pas habituées. Vous rappelez-vous de la dernière fois où l'on vous a posé cette question ? Qu'avez-vous resenti à ce moment-là ? Cela donne un sentiment de reconnaissance, le sentiment d'être pris en considération. Et que quelqu'un ne s'occupe pas que de son propre intérêt. Le simple fait de poser cette question sera appréciée.

Si nous aidons les autres à obtenir ce qu'ils veulent, ils nous aideront en retour à obtenir ce que nous voulons : c'est inscrit dans les gènes humains. On appelle cela la "règle de la réciprocité". Dit autrement : si tu fais quelque chose pour moi, je ferais quelque chose pour toi. Pas parce que j'y suis obligé ou parce que ça va me rapporter quelque chose, mais simplement parce que j'en ai envie.

Il est important de poser cette question comme une vraie question : "Comment est-ce  que je peux ... ?".

5^e conseil. Prodiguez quatre retours positifs pour chaque retour négatif.

Une de nos plus grandes peurs est de ne pas être à la hauteur. C'est pour cela que les gens acceptent difficilement les critiques. Ils ont le sentiment que c'est leur personne que l'on rejète. Il n'est pas difficile de s'imaginer une personne en face de soi, et ce qu'elle fait mal (selon notre point de vue). Nous le faisons très facilement, et il y a des gens parmi nous qui sont passés maîtres dans l'art de voir les "défauts" des autres personnes. Mais bien sûr, nous ne voyons pas nos propres "défauts". Nous trouvons cela plus difficile de voir les qualités des autres, la contribution qu'ils apportent, ou la force qu'ils possèdent. Et exprimer ces choses-là est encore plus difficile.

Le feedback concerne tous les commentaires que nous pouvons faire en retour sur ce que nous voyons dans le comportement de l'autre.

Feedback positif.

En exprimant des retours positifs (plus précisément ce que nous trouvons bien), nous permettons à l'autre de prendre consicence de ses qualités et de ses talents.

Feedback négatif.

Le feedback négatif vise à l'amélioration de la performance. Comment faire ce type de commentaires d'une manière positive ? Cela demande une attention supplémentaire. La première des choses est de trouver un moment opportun. Faites une pause et mettez-y toute votre attention. Focalisez-vous sur le comportement et non pas sur la personnalité de la personne.  Commencez par lui énoncer quatre de ses qualités, puis parlez d'un aspect à améliorer.

Feedforward.

Le feedforward concerne tous les comportements futurs. Quand nous parlons du feedforward, il s'agit de tout le potentiel et la confiance que nous accordons à quelqu'un quant à son comportement et ses actes futurs. Nous leur exprimons notre confiance dans le fait que, la prochaine fois, dans les mêmes circonstances, ils feront encore mieux (plus efficacement, ou avec plus d'impact).

A conserver en mémoire.

N'utilisez jamais le mot "MAIS" lorsque vous faites vos remarques à quelqu'un. Tout ce que vous direz avant le mot "MAIS" sera oublié. Utilisez simplement le mot "ET".

6^e conseil. Le langage du corps est prépondérant. 

Nous sommes sans cesse en train de communiquer, que l'on dise quelque chose ou que l'on ne dise rien. Des études ont montré que les mots qui sortent de notre bouche ne représentent que 7% que notre communication. Environ 23% de notre communication est déterminée par la manière dont on dit quelque chose (le ton de la voix), et 70% de notre communication passe par le langage du corps.

Nous sommes entourés d'informations visuelles. Les gens se rappellent plus facilement de ce qu'ils ont vu que de ce qu'ils ont entendu. Nous envoyons continuellement des informations au monde qui nous entoure, de façon non-verbale et souvent inconsciente. Jusqu'à présent, les scientifiques ont identifié et documenté environ 1 million de signaux que nous envoyons à notre environnement. Le langage du corps est donc très subtil, et c'est pour cela qu'il s'agit d'un processus complexe. Certains points méritent notre attention : une attitude active et ouverte, le contact visuel, et le sourire. Quand nous prenons conscience de nos signaux non-verbaux, nous apprenons à les utiliser de manière plus efficace quand nous les envoyons. Nous apprenons aussi à interpréter les signaux qui nous sont envoyés par les personnes qui nous entourent.

Zones d'intéraction entre personnes. Il existe 4 zones proxémiques :

• La zone publique (plus de 2m50 entre les deux personnes).
  Utilisez cette zone lorsque vous vous adressez à un groupe.

• La zone sociale (entre 1m et 2m50).
  Utilisez cette zone quand le contact est bref et superficiel.

• La zone personnelle (entre 40cm et 1m).
  La plupart de nos conversations ont lieu dans cette zone. La distance est assez grande pour pouvoir se voir l'un l'autre et lire sur le visage. Dans cette zone, nous nous faisons mutuellement confiance.

• La zone intime (moins de 40cm).
  Cette zone est utilisée pour des conversations très personnelles. Elles ont lieu entre couples, ou d'autres personnes avec qui nous partageons une relation intime, comme nos enfants.

7^e conseil. Garder son objectif en tête.

Il est très important que vous sachiez précisément ce à quoi vous souhaitez parvenir : cela rend la communication plus efficace. Avoir un objectif clair donne une ligne directrice à nos activités. Pensez par exemple à l'enseignement : votre but est d'enseigner à vos élèves une danse, une technique appropriée.

8^e conseil. Changer simplement de point de vue de temps à autre.

La pensée parfaitement objective n'existe pas. Toutes nos pensées, opinions et idées restent subjectives et sont filtrées par notre propre personnalité. Essayez d'adopter une attitude ouverte envers autri. Cela s'appelle l'empathie, c'est-à-dire la capacité à se mettre à la place de l'autre. Dans la vie, la véritable question est d'accepter que tout le monde soit différent. En acceptant cela, on est moins dérangé par les autres personnes.

Une jolie expression serait de dire : La découverte, ce n'est pas trouver de nouveaux horizons, c'est regarder l'horizon que l'on connait avec un regard neuf.⁽¹⁾

9^e conseil. Mettre sa fierté de côté.

Parlons sans embages : notre fierté nous cause régulièrement des ennuis. En situation de conflit ou de désaccord notamment, il nous est difficile de mettre notre fierté de côté. Nous serions moins dérangés si nous arrêtions d'écouter les autres. Laisser tomber sa fierté nous permet de créer de l'espace.

Le schéma stimulus-réponse.

C'est le principe de base de l'action-réaction. Nous avons créé une étape intermédiaire dans ce principe : c'est la conscience. Le principe a donc changé : c'est maintenant "Action - Choix personnel - Réaction". La plus grosse différence est dans l'étape du "choix personnel". Dans cette étape, nous créons notre propre réaction, suivant la situation à laquelle nous sommes confrontés.

Un exemple simple : s'excuser quand on fait quelque chose qui au final s'avère faux.

10e conseil. Ne  jamais oublier de sourire.

C'est peut-être le conseil le plus important de tous. Le rire est une qualité unique que seul l'être humain possède.

Rire est relaxant, revitalisant et sain. Le rire a un effet important lorsque nous communiquons. Des recherches ont montré que les enfants rient environ 200 fois par jour, alors que nous adultes ne rions que 50 fois par jour. Il semblerait qu'en tant qu'adultes, nous estimons que nous devons rester plus sérieux, car c'est de cette manière que nous faisons les choses correctement.  Il n'y a rien de plus faux que de penser cela.

⁽¹⁾"Le véritable voyage de découverte ne consiste pas à chercher de nouveaux paysages, mais à avoir de nouveaux yeux". Marcel Proust. [NDLT]